Come semplificare il lavoro (o almeno provarci)

Mi piace l’idea di seguire la stagionalità del pensiero. Quando ho sentito i primi accenni di primavera e il richiamo della leggerezza, ho pensato che marzo può essere il momento giusto per parlare di semplificazione. Sono una persona ragionevolmente organizzata, apprezzo l’efficienza e mi chiedo spesso come semplificare il lavoro, per stare meglio. In generale, faccio capo a un interrogativo molto più ampio: come selezionare, semplificare e vivere con meno (cioè con meno oggetti, meno bisogni, meno dipendenze).

Lo so, il tema è sempre più diffuso, si trovano tanti contributi online e nelle librerie, se ne parla. Viviamo in una società complessa (la tentazione di aprire una parentesi storica è molta, ma non è il caso), siamo sommersi dalle informazioni e immersi in un flusso sempre più rapido. Questo mi ha portato a trarre un paio di conclusioni sull’esigenza della semplificazione: sì, siamo condizionabili, e sì, ne abbiamo bisogno. Complicare è facile, semplificare è difficile. Qui raccolgo alcuni punti essenziali, quelli che per me fanno la differenza.

Togliere

Troppi oggetti accumulati, un numero irragionevole di impegni nella stessa giornata, carte di ogni tipo e di ogni epoca sulla scrivania, 286 email in attesa da leggere. Il primo passo è fare decluttering, togliere il superfluo. Non ti rimando al famoso libro di Marie Kondo (Il magico potere del riordino, che trovo interessante, ma un po’ ossessivo) e riduco la premessa a meno cose, messe in ordine. Questo passo è il più impegnativo e riguarda sia gli spazi fisici, che quelli digitali (per non parlare dello spazio mentale).

Parti dallo spazio fisico, riordina la scrivania o il laboratorio, tieni a portata di mano solo le cose davvero essenziali ogni giorno. Muoversi in uno spazio libero è meno stressante, perché richiede meno sforzi. Seleziona: è ora di buttare via o riciclare qualcosa?

• Organizza il resto dei materiali in scatole e i documenti in raccoglitori.
• Distribuiscili secondo un criterio priorità/archivio.
• Usa le etichette o un sistema di colori per orientarti senza fatica.

Procedi con lo spazio digitale e chiediti cosa ti fa perdere tempo, o ti stressa. Se non vedi più lo sfondo del desktop e ci metti 10 minuti a trovare un file, prendi in considerazione l’idea di togliere tutte le icone inutili, riordina il resto in poche cartelle facili da individuare. Se hai un numero abnorme di email nella posta in arrivo, seleziona e inizia a usare i filtri.

• Quando leggi un messaggio e non devi rispondere, cancella o archivia.
• Tieni nella posta in arrivo solo i messaggi in attesa di lettura o di risposta.
• Utilizza i filtri e le etichette, per identificare le tipologie di messaggi da archiviare.
• Scegli il modo che funziona per te: leggere le mail quando arrivano e decidere subito la destinazione, oppure stabilire due o tre momenti nel corso della giornata, per fare queste operazioni.
• Non tergiversare: cancella subito l’iscrizione alle newsletter che non leggi.

Se utilizzi un Mac, ti suggerisco di provare Spark, per la gestione delle email.

Fare liste e creare un sistema di gestione

Il modo migliore per perdere tempo, stressarsi e avere l’impressione di non combinare niente è non programmare, procedere a caso. Anche chi ha un’ottima memoria, o una buona capacità di adattamento e improvvisazione, può semplificarsi la vita con una lista di cose da fare. Il minimo? Una lista mensile (per dare visibilità alle scadenze) e una giornaliera. Funziona in molti ambiti, per chi lavora in proprio e per chi è dipendente, per chi passa le giornate in ufficio, in laboratorio, in giro da fornitori e clienti, o tutte queste cose insieme.

Le liste mettono in evidenza le priorità e permettono di valutare come distribuire gli impegni. Sono indispensabili per appuntare le scadenze ricorrenti, gestire i progetti e condividere le informazioni in modo efficace, quando si lavora insieme ad altre persone.

Puoi usare le liste per valutare:

• Le scadenze da rispettare, gli impegni che non possono essere rimandati.
• Le cose che si possono sbrigare in pochissimo tempo, magari a inizio giornata, prima del resto (operazioni online, conferme, prenotazioni, email veloci).
• La produttività (cosa ti riesce meglio alla mattina, o al pomeriggio?).
• Gli appuntamenti che si possono ottimizzare (quando, dove, magari nello stesso giorno in cui sei già in zona per un altro motivo).
• Quando dire di no.

Ecco, l’ultimo punto secondo me è molto importante: a volte capita di dire sì a tutto e stressarsi, senza valutare il quadro completo degli impegni lavorativi e personali, perché non si ha una visione d’insieme. Fare decluttering, in questo caso, vuol dire prima di tutto capire quali sono le priorità: un obiettivo a breve termine sul lavoro? La necessità di stare in famiglia, o accudire qualcuno? Il tempo per aggiornarsi e fare un corso? Un weekend in viaggio per rivitalizzarsi? Bene, una volta stabilita la priorità, è il caso di selezionare e distribuire. Il criterio? Il tuo tempo, le tue energie.

La qualità del tempo e delle pause

Semplificare gli spazi e i processi, vuol dire aumentare l’efficienza e impiegare meno tempo per svolgere un lavoro. Vuole anche dire aumentare la qualità del tuo tempo, ogni giorno, perché fai meno fatica e non ti lasci sopraffare. Scegli di limitare le distrazioni per mantenere la concentrazione e portare a termine quello che hai programmato. Sì, questo vuol dire stabilire un tempo di lavoro essenziale e togliere le notifiche dai social, dal tablet, dal pc. Prova a farlo almeno per un’ora. Potresti finire prima del previsto e sentirti meglio.

A ogni sessione di lavoro, corrisponde una pausa. Questo l’ho imparato da tempo: le pause non sono un premio (l’orizzonte lontano a cui arrivare stremati) o un alibi per procrastinare, ma sono parte integrante del ciclo produttivo. Per questa ragione non vanno riempite di altre cose da fare: la pausa è un momento di decompressione, in cui la mente vaga, esplora, connette, si rigenera. Per molti di noi coincide anche con una dose di caffeina o, ancora meglio, una camminata in un parco: va bene, basta che ci sia e che sia semplice.

Per me, questi sono alcuni punti essenziali e sono le premesse giuste anche per semplificare (e migliorare) la comunicazione.